Wie funktioniert der Datenimport via Excel?

Neben Systemanbindungen bietet AutLay die Möglichkeit, Kunden-, Empfänger- und Empfehlungsdaten über Excel-Dateien hochzuladen. In diesem Artikel erfährst Du, was bei dem Aufbau der Dateien zu beachten ist und wo du Musterdateien findest.

Welche Arten von Daten können über einen Excel-Import hinzugefügt werden?

Um deinen Kunden dein Produkte in AutLay Print-Mailings vorstellen zu können, werden Kunden- und Produktdaten benötigt. Um die dargestellten Produkte von unserer KI individuell darstellen lassen zu können, werden zusätzlich Empfehlungsdaten benötigt. Alle diese drei Arten von Daten lassen sich über einen Excel-Import hinzufügen.

Was muss bei einem Excel-Import beachtet werden?

Damit unser System die Daten aus deinen Excel-Dateien verarbeiten kann, müssen gewisse Dinge beachtet werden. Am wichtigsten ist die Grundstruktur der Daten. Jede Spalte in dem Tabellenblatt sollte einer Eigenschaft (z.B. "Produktname" bei den Produktdaten oder "Postleitzahl" bei Kundendaten) entsprechen. Die Zeilen in der Tabelle bilden jeweils einen Datenbankeintrag (z.B. eine/n KundIn bei Kundendaten oder ein Produkt bei Produktdaten).

Die jeweilige Excel-Datei sollte außerdem immer nur ein Tabellenblatt beinhalten und Spalten ohne eine Spaltenbezeichnung sollten vermieden werden. 

Um Fehler zu vermeiden ist es wichtig, sich bei der Bezeichnung der Spalten an das von AutLay vorgegebene Format zu halten.

Woher bekomme ich die Excel-Dateien, die ich bei AutLay importieren kann?

Die meisten Systeme, in welchen Produkt- und/oder Kundendaten verwaltet werden, bieten die Möglichkeit eines Exports an. Auch wenn wir uns mit unseren Vorlagen an den Export-Standards der relevanten Systeme orientieren, kann es sein, dass kleine Anpassungen in der Import-Datei notwendig sind.  

Wie müssen Produktdaten-Dateien aufgebaut sein?

Folgendem Screenshot kannst Du entnehmen, wie eine Produktdaten-Datei typischerweise aufgebaut sein sollte. 

HINWEIS: Unter "Produktfoto" werden Bild-URL's abgelegt.

Wie müssen Kundendaten-Dateien aufgebaut sein?

Folgendem Screenshot kannst Du entnehmen, wie eine Kundendaten-Datei typischerweise aufgebaut sein sollte. 

HINWEIS: Unter "Newsletter" wird mit den Ausprägungen "ja" oder "nein" vermerkt, ob der/die KundIn deinen Newsletter abonniert hat.

Wo finde ich Vorlagen?

Hier findest Du Vorlagen, die Du für den Import deiner Daten verwenden kannst:

Produktdaten
Kundendaten

Wo finde ich beispielhafte Musterdateien?

Um an einem Beispiel zu verstehen, wie eine Datei aussehen könnte, die von AutLay verarbeitet werden kann, kannst Du Dir in unserer Anwendung Musterdateien herunterladen. Diese findest Du unter dem Navigationspunkt "Datenquellen" indem Du auf "So könnte die Datei aussehen" klickst.